Zo maak je een toegankelijkheidsverklaring
Wat je vooraf verzamelt, de negen stappen van de invulassistent, en wat er daarna op je eigen site moet komen.
Voordat je begint
Wat je bij de hand wilt hebben
Een verklaring maken kost een half uur als je alles bij elkaar hebt, en een halve dag als je halverwege op zoek moet naar een rapport of een naam. Verzamel daarom eerst dit.
- Een account op toegankelijkheidsverklaring.nl. Iedereen die voor een overheidsorganisatie werkt kan er zelf een aanmaken. Je hebt geen eHerkenning nodig.
- De webadressen. Het adres van je site, en de adressen van subdomeinen of andere omgevingen die erbij horen. Gaat het om een app, dan de links naar de app stores.
- Het CMS en de leverancier. Bij een PRO-site is dat Platform Rijksoverheid Online, met Dienst Publiek en Communicatie als beheerder.
- De link naar je contactpagina en de gegevens van je klachtenprocedure. Die heb je nodig bij stap 7 en je wilt dan niet gaan zoeken.
- Je onderzoeksrapporten, als die er zijn. Voor een PRO-site is dat het deelonderzoek techniek van Dienst Publiek en Communicatie, en het deelonderzoek inhoud voor wat je redactie publiceert.
- Een overzicht van wat je al hebt opgelost. Bij stap 6 vul je per probleem in of het klaar is en wanneer de rest volgt.
- De naam en functie van wie akkoord geeft. Dat is iemand met tekenbevoegdheid; alleen de functie komt in de verklaring te staan.
Je kiest je status niet zelf. De invulassistent leidt hem af uit je antwoorden. Wil je vooraf weten waar je uitkomt, lees dan eerst welke status je website heeft.
De invulassistent
De negen stappen, een voor een
Log in op toegankelijkheidsverklaring.nl en kies "Nieuwe verklaring". Je naam en contactgegevens komen uit je account, dus die vul je niet opnieuw in. Je kunt tussendoor altijd terug naar een eerdere stap.
1. Kanaal
Geef op waar de verklaring over gaat: een website, een intranet, een extranet, een cloudapplicatie of een app. Vul de naam in die je bezoeker herkent, plus het CMS, het platform en de leverancier. Daarna kies je de organisatie die verantwoordelijk is.
Let op dat die organisatie klopt. Beheert jouw directie de site namens het ministerie, dan is het ministerie de verantwoordelijke, niet de directie.
2. Locatie
Vul het webadres in. Hoort er meer bij, bijvoorbeeld een zoekomgeving op een eigen subdomein of een Engelstalige versie, dan voeg je die adressen hier toe. Alles wat je hier opgeeft valt onder deze verklaring, en moet dus ook onderzocht zijn.
3. Status bepalen
Je beantwoordt een paar checkvragen over wat je hebt laten onderzoeken en wat je hebt gedaan. Daaruit volgt je status, en die zie je meteen. De vragen in de stappen hierna hangen af van wat je hier antwoordt.
Dit is de stap waar het om draait. Twijfel je of je rapport telt als volledig onderzoek, kijk dan eerst wat de letters betekenen voordat je verder klikt.
4. Onderzoek
Hier voeg je per rapport de gegevens toe: wie het onderzoek deed, wanneer, volgens welke methode en met welke scope. Bij status A en B is dit je onderbouwing, dus hier wordt je verklaring hard gemaakt.
Heb je nog geen volledig onderzoek, dan slaat de assistent deze stap over.
5. Gevonden problemen
Je vinkt aan bij welke succescriteria nog problemen zijn gevonden. Heb je twee rapporten, dan combineer je ze: een criterium dat in het ene rapport goed is en in het andere niet, telt als een probleem.
Voldoet je site aan alles, of is er nog geen onderzoek, dan slaat de assistent ook deze stap over.
6. Planning en voortgang
Beschrijf per probleem wat je eraan doet en wanneer het klaar is. Is er al iets opgelost, dan geef je dat hier aan. Bied je voor iets een alternatief aan, bijvoorbeeld een toegankelijke pagina naast een PDF, dan beschrijf je dat ook hier.
Dit is in de praktijk je plan van aanpak. Het staat niet in een los document maar hier, in je verklaring.
7. Extra teksten
Je bezoeker moet drie dingen kunnen doen: vragen om informatie in een toegankelijke vorm, een toegankelijkheidsprobleem melden, en een klacht indienen als je niet of te laat reageert. Beschrijf hoe dat kan en zet er de link naar je contactpagina bij.
Noem ook binnen hoeveel tijd je reageert, en waar iemand terecht kan als dat niet gebeurt. Dit is het deel dat bezoekers het vaakst gebruiken, en het is ook het deel dat bij een controle het vaakst te mager is.
8. Akkoordverklaring
Vul de naam en de functie in van degene die akkoord gaat. In de gepubliceerde verklaring komt alleen de functie te staan, niet de naam. Zorg dat die persoon weet wat er wordt verklaard: het is zijn of haar handtekening onder een status.
9. Publiceren
Je ziet de status en een voorbeeld van de hele verklaring. Lees die een keer door zoals een bezoeker hem leest, en klik daarna op "Publiceer verklaring".
Daarna
Je bent er nog niet klaar mee
Publiceren zet je verklaring in het register. Daarna moet er nog iets op je eigen site komen, en moet je hem bijhouden.
Zet het toegankelijkheidslabel op je site
Een link naar je verklaring is niet genoeg. Je plaatst het toegankelijkheidslabel: een afbeelding met de letters A tot en met E waarin jouw status is gemarkeerd, met een korte samenvatting ernaast en een link naar de volledige verklaring.
Je haalt het op via "Mijn verklaringen", bij Acties, met "Label downloaden (HTML)". Die code plak je ongewijzigd in je CMS. Verandert er later iets aan je status, dan werkt het label zichzelf bij; je hoeft het niet opnieuw te plaatsen.
Houd hem actueel
Werk je verklaring minstens één keer per jaar bij, ook als er niets veranderd is. Los je een probleem op, werk hem dan meteen bij in plaats van te wachten. Een onderzoeksrapport telt hooguit drie jaar mee, en bij een grote verbouwing van je site is eerder nieuw onderzoek nodig.
Een dag na publicatie staat je verklaring ook in het Dashboard DigiToegankelijk, waar iedereen kan zien hoe je organisatie ervoor staat.
Pas op met status C. Vul je een onderzoeksdatum in, dan heb je zes maanden. Is die datum verstreken zonder onderzoek, dan valt je verklaring terug naar D en voldoe je niet meer aan de wet.
Waar het misgaat
Vier dingen die wij vaak zien
- Alleen het technische rapport. Bij een PRO-site is het deelonderzoek techniek al gedaan en gepubliceerd, en dat is mooi, maar je verklaring gaat over je hele site. Wat je redactie zelf publiceert hoort er ook bij.
- De verklaring staat er, maar het label niet. Dan is je verklaring wel geldig, maar vindt je bezoeker hem niet. Het label hoort op je site te staan, niet alleen in het register.
- Een adres dat niet is onderzocht. Zet je in stap 2 een subdomein erbij dat buiten het onderzoek viel, dan dekt je onderbouwing je verklaring niet.
- Een verklaring van vorig jaar. Hij blijft gewoon staan, dus je merkt er niets van. Bij een controle telt hij niet meer mee.
Twijfel je of jouw onderbouwing klopt? Stuur ons het adres van je site, dan kijken wij welke status erin staat en waar hij op rust. Daar zit geen opdracht aan vast.
Heb je nog vragen?
Kom je er niet uit, of klopt iets niet met wat jij op je scherm ziet? Laat het weten.