Nooit meer zelf een PDF herstellen

Niet het document repareren, maar de informatie langs een tweede weg bereikbaar maken. Dat mag, en het is vaak beter dan een opgelapte PDF.

Het probleem

Een PDF toegankelijk maken is een vak apart

Je documenten vallen onder je toegankelijkheidsverklaring. Een rapport van tachtig pagina’s met tabellen, voetnoten en een inhoudsopgave toegankelijk maken is specialistisch werk, en het moet opnieuw zodra er een nieuwe versie komt.

Dat is de reden dat documenten op bijna elke overheidssite het stuk zijn dat blijft liggen. Je redactie kan een kop in het CMS aanpassen, maar het taggen van een PDF in Acrobat is niets wat je er even bij doet. En een jaarverslag is volgend jaar weer nieuw.

Dus blijven ze staan zoals ze zijn, komen ze in je verklaring als bevinding, en schuift de maatregel elk jaar een jaar op.

De uitweg

Zet er een toegankelijk alternatief naast

Niet het document repareren, maar de informatie langs een tweede weg bereikbaar maken. Dat mag, en het is voor je bezoeker vaak beter dan een opgelapte PDF.

Zo doen wij het bij een onderzoek. Elk document krijgt bovenaan een link die als eerste wordt voorgelezen en verwijst naar een webpagina met dezelfde inhoud, volledig toegankelijk. Die pagina staat op toegankelijkalternatief.nl.

  • Je bezoeker kan erbij. Een webpagina werkt met een schermlezer, laat zich vergroten, en past op een telefoon. Een PDF doet dat alle drie slechter.
  • Je hoeft het document niet opnieuw op te maken. De tekst en de structuur worden eruit gelezen, ook bij een gescand document.
  • Het blijft bij een nieuwe versie werken. Komt er een nieuw jaarverslag, dan maak je er opnieuw een pagina van in plaats van het taggen over te doen.
  • In je rapport staat waarop het is goedgekeurd. Bij ons staat per document dat het op die grond voldoet, en dat de PDF zelf niet inhoudelijk is beoordeeld.

Hoe het werkt

In drie stappen

  1. Document erin

    Je uploadt de PDF. De tekst en de structuur worden automatisch gelezen; bij een gescand document gebeurt dat met tekstherkenning.

  2. Nakijken

    Je krijgt een webpagina terug en loopt die na. Koppen, lijsten en tabellen staan er al in; jij controleert of het klopt met het origineel. Je hebt er geen Acrobat voor nodig.

  3. Publiceren

    De toegankelijke pagina komt online, en in je PDF komt bovenaan de verwijzing ernaartoe. Wie het document opent hoort als eerste waar de toegankelijke versie staat.

Wat dit niet oplost. Een alternatief is geen vrijbrief om voortaan alles in PDF te zetten. Hoort informatie op je site thuis, zet hem dan op je site. Dit is bedoeld voor documenten die nu eenmaal een document zijn: een besluit, een jaarverslag, een formulier dat je invult en opstuurt.

Wat je zelf kunt doen

Begin bij de volgende publicatie

Het inhalen van wat er al staat is een project. Voorkomen dat het groeit, is een gewoonte.

  • Vraag je bij elk nieuw document af of het een document moet zijn. Een nieuwsbericht, een veelgestelde vraag of een regeling leest beter als pagina.
  • Maak het in Word goed op als het wel een document wordt: echte kopstijlen, een alternatief bij elke afbeelding, en geen tabellen voor opmaak. Dat scheelt later werk, bij elke route.
  • Zet oude documenten op volgorde van gebruik. Begin bij wat het meest wordt opgevraagd, niet bij wat het oudst is.

Wij nemen bij een onderzoek je documenten mee en zeggen welke er werkelijk toe doen. Vraag een deelonderzoek inhoud aan als je wilt weten waar je staat.

Heb je nog vragen?

Kom je er niet uit, of klopt iets niet met wat jij op je scherm ziet? Laat het weten.

Neem contact op